Leitfaden zur Buchführungstabelle für Kirchenfabriken

 

1.Einleitung Allgemeines und Übersicht

2.Die Tabelle „Allg(emeine) Angab(en)

3.Die Tabelle „Kontenplan“

4.Die Tabelle „Kopftabelle“

5.Die Tabelle „Planung“

6.Die Tabelle „Einnahmen“

7.Die Tabelle „Einnahmen nach Posten“ erstellen und ausdrucken

8.Tabelle „Ausgaben“

9.Die Tabelle „Ausgaben nach Posten“ erstellen und ausdrucken

10.Die Tabelle „Interne Übersicht“

11.Die Tabelle „akt. Haushalt“

12.Die Tabelle „akt. Rechnung“

13.Wie geht man Schritt für Schritt vor für einen neuen Haushalt ?

14.Wie geht man Schritt für Schritt vor für die Rechnungsablage ?
15.Wie geht man Schritt für Schritt vor für die interne Übersicht ?
16. Export von  Haushalt, Rechnung zum Drucken auf Papier oder in eine pdf-Datei

1.Einleitung Allgemeines und Übersicht

Die Modelltabellen, die ich für jedes Jahr auf der Internetseite www.velz.be/kirchemobil zum Herunterladen zur Verfügung stelle, heißen beispielsweise:

Diese Anleitung und die leeren Vorlagen für Haushalt und Rechnungsablagen sowie die aktuelle (verbesserte) Version der Datei werden vorerst auf folgender Internetseite abrufbar sein:

www.velz.be/kirchemobil/index.html

 

Es ist vorgesehen, sie auf einer Regierungsseite (dglive.be ?) ständig abrufbar zu halten. Vorerst kann man sich bei Fragen oder Problemen per Email an mich wenden: alfvelz@euregio.net

 

Gute Arbeit für unsere Kirchen wünscht Alfons Velz  (GSM: 0496 41 20 50)

 

 

Die Tabelle sieht aus wie ein Rechenblatt mit Häuschen. Darüber befinden sich die Befehlsleisten zur Bedienung. Ab der folgenden Seite sehen wir die einzelnen Rechenblätter größer abgebildet zur näheren Betrachtung.

 

Sofort sehen wir, dass das Dokument aus vielen Einzeltabellen besteht Unterhalb der Tabelle sind Reiter mit den Namen der einzelnen Tabellen zu sehen:

Es sind deren zwölf, aber keine Angst ! Es gibt nur wenige Tabellen, wo etwas eingetragen werden muss.

Schließlich soll das Programm ja die Arbeit vereinfachen !

 

Grundsätzlich gilt: NUR in die leicht gelb unterlegten Zeilen kann etwas eingetragen werden !

Alle anderen Zellen sind geschützt, so dass man nicht ungewollt Formeln löschen kann.

 

 

Die Tabellen heißen:

 

 

Nur für Profis:

 

Wer den Schutz der Zellen aufheben will, muss unter „Extras – Dokument schützen – Tabelle neben „Tabelle“ oder „Dokument“ das Häkchen wegklicken. (Es ist kein Passwort einzugeben ) Dann können die geschützten Zellen bearbeitet werden. Achtung ! Nicht vergessen, den Schutz nach der Bearbeitung wieder einzuschalten !!) Wer in der Tabelle ändern geht, tut das auf eigene Gefahr ! Für Rendanten, die sich ihrer Sache nicht ganz sicher sind, ist es wohl besser, mit Alfons Velz Kontakt aufzunehmen (alfvelz@euregio.net oder 0496 41 20 50)

 

2.Die Tabelle „Allg(emeine) Angab(en)

In diese Tabelle werden – wie der Name sagt, beim ersten Mal in den gelb unterlegten Zellen die allgemeinen Angaben eingetragen, wie z.B. das Haushaltsjahr, das Datum der Abgabe an der Gemeinde, die Namen der KF-Mitglieder. In den darauf folgenden Jahren braucht man nur noch das zu ändern, was neu ist.

 Sehr wichtig ist, dass die Zahl neben dem aktuellen Haushaltsjahr stimmt !

 Auf Grund dieser Zahl wird nämlich im aktuellen Haushalt automatisch der voraussichtliche Überschuss oder Defizit errechnet und vieles mehr in anderen Tabellen !!

 Pro Jahr entsteht eine NEUE Datei, die man auch entsprechend abspeichert

 

 

 
Die Tabelle „allg. Angaben“ bewirkt, dass man in den
einzelnen Tabellen nie die Namen ausgeschiedener Mitglieder oder den Namen des neuen Pfarrers oder das Abgabedatum einzutragen braucht. Das geschieht automatisch unter Verwendung der Angaben, die in der Tabelle „Allg. Angab.“ vermerkt sind.

 Das ist nicht nur bequemer, sondern verhindert auch fehlerhafte Eingaben.

In der vereinfachten Datei kann man darüber hinaus auch noch den Überschuss (Defizit) des Vorvorjahres sowie den voraussichtl. Überschuss (Defizit) des laufenden Jahres eintragen. Dann erledigen sich alle Berechnungen in den anderen Tabellen von selbst:


 

3.Die Tabelle „Kontenplan“

 Damit man nicht in den aktuellen Haushalt oder die aktuelle Rechnung eingreifen muss, wurde vorgezogen, Änderungen über den allgemeinen Kontenplan einzutragen. Aber auch hier sind die Konten gesperrt, die vom Ministerium vorgegeben wurden.

 

 Die Kontennummern und  -bezeichnungen der Posten „Andere:“ können bei Bedarf in den gelb unterlegten Zellen abgeändert werden.

 

 Die Tabellen „akt. Haushalt“ und akt. Rechnung“, brauchen auf diese Weise nie angetastet zu werden.

 

 

Sollte sich also in einem Jahr eine Kontenbezeichnung ändern (z.B. neben „Andere“ eine genauere Bezeichnung erforderlich sein, z.B. „Sonderkollekte für Krippenbau“, dann gibt man das in dem Kontenplan des entsprechenden Jahres ein. Dies überträgt sich dann automatisch in die Haushalts- und Rechnungsdatei und wird auch in der Einnahmen- und Ausgabendatei übernommen.

 

4.Die Tabelle „Kopftabelle“

 

Hierbei handelt es sich um eine Übersichtstabelle , wo man die Berechnung der vermutlichen Überschüsse oder Defizite nachvollziehen kann.

Diese Tabelle ist zum Teil gesperrt und gesperrt und füllt sich automatisch. Nur die gelb unterlegten Felder müssen manuell ausgefüllt werden.

 

 

5.Die Tabelle „Planung“

In die linke Spalte trägt man die Zahlen der Rechnungsablagen des Vor-Vorjahres ein (z.B. 2009)

In die rechte Spalte trägt man den neuen zu erstellenden Haushalt ein. (z.B. 2011).

Diese Tabelle ist nicht unterteilt und mit Zwischentiteln versehen wie der Kontenplan oder die sich daraus ergebenden Tabellen Haushalt und Rechnung.

Das hat einen Vorteil: Man kann die Daten besser in die Tabellen eines anderen Jahres hineinkopieren.

 
 

Die Haushaltszahlen werden automatisch in die Tabelle „akt. Haushalt“, „interne Übersicht“ und „akt. Rechnung“ an die richtigen Stellen übertragen. Man braucht also nie direkt in die Tabelle „akt. Haushalt“ zu schreiben (geht auch gar nicht, weil gesperrt). Dies verhindert  jegliche Beschädigung der Haushaltstabelle.

In die orange unterlegten Zellen wird nichts eingegeben, diese Zellen enthalten Formeln und die Zahlen errechnen sich somit von selbst, und zwar aus den Angaben der Tabelle selbst oder aus den Angaben der Kopftabelle.

 

Beispiel 1:

Der vorzusehende Gemeindezuschuss:

 

In diesen Zellen stehen Formeln, z.B. =(SUMME(D32:D66)+SUMME(D68:D120))-(SUMME(D2:D12)+SUMME(D14:D18)+SUMME(D19:D31)) Das bedeutet, dass in der Zelle die  gewöhnlichen Einnahmen (ohne Gemeindezuschuss) von den Gesamtausgaben abgezogen werden, so dass sich so der erforderliche Gemeindezuschuss errechnet.

Beispiel 2: der voraussichtliche Überschuss P16 (oder Defizit,P62)

Der voraussichtliche Überschuss (Pos 16) oder Defizit (Pos 62) des laufenden Jahres: Diese Zahlen werden aus der Kopftabelle, wo sie sich errechnen übernommen, und zwar beispielsweise durch die Formel: =SVERWEIS($Allg_Angab_.$B$5;Kopftabelle.A5:Q48;14;0)

 
 

Beispiel 3: die Rendantengebühr, P27

Auch die Rendantengebühr errechnet sich automatisch. Da aber verschiedene Rendanten gefragt haben, dass man manuell daran abändern kann, ist ein Trick eingebaut: oberhalb der Zeile, die sich automatisch ausrechnet, gibt es eine, wo man manuell korrigieren kann: (Zeile 67). Gibt man dort eine Zahl ein, erscheint sie in grün und wird zur Gebühr addiert, gibt man eine Zahl mit Minuszeichen ein, erscheint sie in rot und wird abgezogen, siehe Abbildungen:

Vorher:

 
 

Nachher:

 

6.Die Tabelle „Einnahmen“

 

 

In diese Tabelle werden die Einnahmen eingetragen. Die Eingabe ist nur in den leicht gelb unterlegte Zellen möglich. Der rest errechnet sich automatisch.

Durch die Eingabe der Posten-Nummer wird die Summe in die entsprechende Spalte geschrieben, diese wird oben addiert, wodurch sich am Spaltenkopf eine Übersicht ergibt von dem, was im Haushalt vorgesehen war, was schon eingenommen wurde und was noch einzunehmen bleibt.

Diese Zusammenfassungen werden dann zurück übertragen in die Tabellen „akt. Rechnung“ und „Interne Übersicht“. Dort kann man zu jeder Zeit sehen, was in welchem Posten eingenommen wurde und wie viel noch einzunehmen bleibt.

7.Die Tabelle „Einnahmen nach Posten“

Leer sieht sie beispielsweise so aus :

 
 

Diese Tabelle kann man nicht bearbeiten. Sie listet die Einnahmen nach posten auf, wenn man folgende Prozedur anwendet:

Man platziert den Mauszeiger in die leere Tabelle hinein und klickt mit der rechten Maustaste:

Dann erscheint das Menü:

 
 

Wenn man auf „Aktualisieren“ klickt, erscheint eine Einnahmen-Liste nach Posten geordnet mit Zwischensummen: im obigen Beispiel waren das zwei Einnahmen, eine für Posten 1 und eine für Posten 16: